Identificar y organizar tu información

Aunque es evidentemente importante que des pasos para evitar desastres — asegurándote que tu información está físicamente a salvo, libre de software malicioso (malware) y protegido por un buen cortafuegos (firewall) y contraseñas sólidas — eso no es suficiente. Simplemente existen demasiadas cosas que pueden salir mal, incluyendo ataques virales, piratas informáticos (hackers), cortos circuitos, picos de tensión eléctrica, derrames de agua, robo, confiscación, desmagnetización, problemas con el sistema operativo, fallas de hardware, para nombrar unos cuantos. El prepararse para el desastre es tan importante como defenderse de este.

El primer paso para formular una política para el respaldo es imaginar donde se halla actualmente localizada tu información personal y laboral. Tu correo electrónico - por ejemplo -  puede estar almacenado en el servidor del proveedor de correo electrónico, en tu propia computadora, o en ambos lugares al mismo tiempo. Y, por supuesto, puedes tener muchas cuentas de correo electrónico. Además, existen importantes documentos en las computadoras que utilizas, las cuales pueden estar en la oficina como en tu domicilio. Hay agendas de direcciones, el historial de conversaciones y configuraciones personales de programas. También es posible que alguna información sea también almacenada en medios removibles, como memorias extraíbles USB, discos duros externos, CDs, DVDs, y viejos disquetes. Tu teléfono móvil tiene una lista de contactos y podría tener importantes mensajes de texto. Si tienes un sitio web, este podría contener una gran colección de artículos acumulados a lo largo de años de trabajo. Y, finalmente, no te olvides de tu información que no se halla en medios digitales, tales como agendas físicas, diarios y cartas.

Luego, necesitas definir cuales de estos archivos son 'copias maestras', y cuales son duplicados. La copia maestra es generalmente la versión más actualizada de un archivo en particular o una colección de archivos y corresponde a un archivo que en realidad editarás si necesitas actualizar su contenido. Obviamente esta distinción no se aplica a archivos de los cuales tienes una única copia, pero es extremadamente importante para ciertos tipos de información. Una situación común de desastre es cuando sólo los duplicados de cada documento importante son respaldados, y la copia maestra en sí se perdió o destruyó antes que estos duplicados pudieran ser actualizados. Imagina, por ejemplo, que has estado trabajando por una semana mientras actualizabas la copia de determinada hoja de cálculo que mantienes en tu memoria extraíble USB. A estas alturas, deberías empezar a pensar en aquella como tu copia maestra, debido a que los respaldos de la versión desactualizada que se hallan en la computadora de la oficina ya no son útiles.

Trata de anotar la ubicación física de todas tus copias maestras y de los duplicados de la información identificada anteriormente. Ello te ayudará a aclarar tus necesidades y empezar a definir una adecuada política de respaldos o copias de seguridad. El cuadro que hallamos a continuación es un ejemplo muy básico. Por supuesto, tu probablemente te percates que tu lista es mucho más extensa, y contiene algunos 'dispositivos de almacenamiento' con más de un 'tipo de dato' y algunos tipos de datos que se encuentran presentes en múltiples dispositivos.

En el cuadro anterior, puedes apreciar que:

• Los únicos documentos que sobrevivirian si falla el disco duro de tu computadora de tu oficina son los duplicados en tu memoria extraíble USB y las copias en CD en tu domicilio.
• No tienes copias de tus mensajes de correo electrónico sin conexión o de tu agenda, de modo que si olvidas tu contraseña (o si alguien logra cambiarla maliciosamente), perderás acceso a ella.
• No tienes copias de ningún dato de tu teléfono móvil.
• No tienes duplicados, digitales o físicos, de documentos impresos tales como contratos y facturas.